1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?
Die Pensionskasse Basel-Stadt, Clarastrasse 13, 4005 Basel (nachstehend auch "PKBS", "wir", "uns") ist eine öffentlich-rechtliche Anstalt des Kantons Basel-Stadt mit eigener Rechtspersönlichkeit. Sie führt die berufliche Vorsorge der Mitarbeitenden des Kantons Basel-Stadt sowie des Personals der angeschlossenen Arbeitgeber durch.
In diesem Zusammenhang beschafft und bearbeitet die PKBS Personendaten, insbesondere Personendaten über Mitglieder des Verwaltungsrats und dessen Ausschüsse, Mitglieder der angeschlossenen Arbeitgeber und deren Vorsorgekommissionen, Mitarbeitende der Geschäftsstelle, Destinatärinnen und Destinatäre und, über Mieter und Mieterinnen, über Hypothekarnehmer und -nehmerinnen und weitere Vertragsparteien und deren Vertretende, und über weitere Stellen bzw. jeweils deren Kontaktpersonen und Mitarbeitenden (nachstehend auch "Sie"). Hiermit informieren wir über diese Datenbearbeitungen. Zusätzlich können wir Sie über die Bearbeitung Ihrer Daten separat informieren (z.B. in Formularen oder Vertragsbedingungen).
Wenn Sie uns Daten über andere Personen (z.B. Familienmitglieder) bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt und diese Daten korrekt sind und Sie sichergestellt haben, dass diese Personen über diese Bekanntgabe informiert sind, soweit eine rechtliche Informationspflicht gilt (z.B. indem ihnen die vorliegende Datenschutzerklärung vorgängig zur Kenntnis gebracht wurde).
2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Jede Beschaffung und weitere Bearbeitung von Personendaten hat jeweils eine oder mehrere (datenschutzrechtlich) verantwortliche Stellen.
- Für die in Ziff. 3.1 und 3.3 beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechtlich verantwortlich:
Pensionskasse Basel-Stadt
Datenschutzstelle
Clarastrasse 13
CH-4005 Basel
datenschutzstelle@pkbs.ch
Für die in Ziff. 3.2 beschriebenen Bearbeitungen ist datenschutzrechtlich ebenfalls die PKBS verantwortlich. Sofern die PKBS die Verwaltung der Liegenschaften und der Mietverhältnisse an eine Liegenschaftsverwaltung übertragen hat, ist sie mit dieser grundsätzlich gemeinsam verantwortlich, sofern sie gemeinsam über die Zwecke und die Mittel der Datenbearbeitungen entscheiden. Aktuell hat die PKBS die Verwaltung ihrer Liegenschaften an die folgenden Liegenschaftsverwaltungen übertragen: Baloise Asset Management AG, Aeschengraben 21, CH-4002 Basel sowie die Immobilien Basel-Stadt, Fischmarkt 10, CH-4001 Basel. Weitere Informationen über die Datenbearbeitungen der Liegenschaftsverwaltungen erhalten Sie in deren Datenschutzerklärungen.
3. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir welche Ihrer Daten?
3.1 Durchführung der obligatorischen und überobligatorischen Vorsorge
Wir beschaffen und bearbeiten verschiedene Kategorien von Personendaten zum Zweck der Durchführung der beruflichen Vorsorge (zweite Säule). Grundsätzlich beschaffen und bearbeiten wir diese Daten insbesondere im Rahmen der folgenden Verfahren und zu den folgenden Zwecken:
- Verwaltung von Anschlussverträgen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die Anschlussverträge mit den Arbeitgebern abzuschliessen, durchzuführen und bei Bedarf zu beenden. Hierfür bearbeiten wir insbesondere Namen, Kontaktangaben, Funktionen und Vollmachten der Vertretenden der Arbeitgeber, aber auch Vertragsdaten (z.B. Daten über vertragliche Leistungen und die Leistungserbringung).
- Verwaltung von Ein- und Austritten, Mutationen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die Ein- und Austritte der versicherten Personen und Mutationen (z.B. Lohnänderungen, Scheidungsausgleich, Änderung Beschäftigungsgrad) zu verwalten. Hierzu bearbeiten wir insbesondere Stammdaten (z.B. Name, private Kontaktdaten, Geschlecht, Zivilstand) und versicherungstechnische Daten (z.B. AHV-Nummer, Ein- und Austrittsdatum, ggf. Angaben zur Befristung des Arbeitsverhältnisses, massgebender AHV-Jahreslohn und versicherter Jahreslohn, Angaben zu früheren und zukünftigen Vorsorge- und Freizügigkeitseinrichtungen, der Beschäftigungsgrad, Grad der Arbeitsfähigkeit und Gesundheitsdaten).
- Berechnung und Erhebung von Versicherungsbeiträgen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um die Spar-, Risiko und weitere Beiträge zu berechnen und bei den Arbeitgebern bzw. bei freiwillig versicherten Personen zu erheben. Hierfür bearbeiten wir insbesondere Stamm-, Vertrags- und versicherungstechnischen Daten.
- Führung des Sparkapitals bzw. Sparkonto «vorzeitige Pensionierung»: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um für jede versicherte Person ein Sparkapital zu führen. Hierfür bearbeiten wir insbesondere Stammdaten, versicherungstechnische Daten sowie Angaben zu Beiträgen, Einkäufen, Altersguthaben und Auszahlungen.
- Prüfung und Abwicklung von Vorsorgefällen: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um Leistungsansprüche zu beurteilen und Leistungen zu berechnen, zu gewähren und diese Leistungen zu koordinieren (hierzu gehört auch die Geltendmachung von Rückgriffsrechten gegenüber anderen Sozialversicherungen und haftpflichtigen Dritten). Hierfür bearbeiten wir insbesondere Stamm- und versicherungstechnische Daten sowie Falldaten, wie z.B. Angaben im Zusammenhang mit der Auszahlung der Austrittsleistung oder Zivilstandsänderungen. Hierzu können auch Gesundheitsdaten gehören.
- Vorzeitige Auszahlung: Wir bearbeiten und beschaffen Personendaten, um zu prüfen, ob die Voraussetzungen für eine vorzeitige Auszahlung (z.B. Vorbezüge für Wohneigentum) erfüllt sind. Dazu gehört auch die Verpfändung von Wohneigentum. Zu diesem Zweck können wir insbesondere Stammdaten und versicherungstechnische Daten bearbeiten. Wir erheben und bearbeiten ferner auch Daten zu Ihrer aktuellen und der zukünftig geplanten Wohnsituation (inkl. Wohnort) sowie Ihre Einkommens- und Vermögenssituation. Wenn es uns zur Beurteilung der Situation erforderlich oder zweckmässig erscheint, erheben wir auch Gesundheitsdaten über Sie.
- Statistiken: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um Statistiken zu erstellen und an die zuständigen Behörden zu melden; wir tun dies, weil wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Hierfür bearbeiten wir zwar Personendaten (grundsätzlich alle oben beschriebenen Kategorien), die Auswertungen erfolgen jedoch ausschliesslich aggregiert bzw. anonymisiert; das bedeutet, dass aus den statistischen Ergebnissen keine Rückschlüsse auf die betroffenen Personen gezogen werden können.
Im Rahmen der beruflichen Vorsorge vollzieht die PKBS zwar Bundesrecht, namentlich das Bundesgesetz über die berufliche Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG), gilt als selbständige öffentlich-rechtliche Anstalt des Kantons Basel-Stadt aber als kantonales Organ. Als solches untersteht die PKBS bei der Bearbeitung von Personendaten im Rahmen der beruflichen Vorsorge dem Gesetz über die Information und den Datenschutz des Kantons Basel-Stadt (IDG BS) und der Verordnung über die Information und den Datenschutz des Kantons Basel-Stadt (IDV BS). Ihre gesetzliche Grundlage für die Bearbeitung dieser Daten findet sich in Art. 85a und 86a BVG.
Mit den in Ziff. 2 (erster Bulletpoint) und in dieser Ziff. 3.1 veröffentlichten Informationen erfüllt die PKBS Ihre Pflicht zur Publikation ihres vollständigen Verzeichnisses ihrer Verfahren, bei denen Personendaten bearbeitet werden im Sinne des § 24 IDG BS und § 16 IDV BS.
3.2 Liegenschaftsverwaltung und Verwaltung von Mietverhältnissen
Wir beschaffen und bearbeiten verschiedene Kategorien von Personendaten, um unsere Liegenschaften und die damit zusammenhängenden Mietverhältnisse zu verwalten. Grundsätzlich können wir diese Daten insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen und sonst bearbeiten:
- Vermietung: Für die Anbahnung, Abwicklung und den Abschluss des Mietvertrages sowie während dem Mietverhältnis und im Zusammenhang mit dessen Beendigung erheben wir Name, Kontaktdaten, Finanzdaten, Angaben zu Ihrem Beruf, ihrer familiären Situation (z.B. Zivilstand) sowie Daten über Dritte (bspw. Ihre Mitbewohnenden) und ihre Wohnsituation. Wir können dazu auch Informationen aus öffentlichen Quellen, bei Dritten, bspw. dem Arbeitgeber oder dem bisherigen Vermieter (z.B. Referenzen) oder bei Behörden (z.B. Betreibungsamt, Sozialamt) einholen. Wir können ferner Daten zur Nutzung von gemeinschaftlichen Einrichtungen und Ihrem Verbrauch (Wasser, Strom) erheben und auswerten. Dies tun wir auch mit Meldungen von Ihnen oder Dritten, die das Mietverhältnis oder die Wohnsituation betreffen.
- Verwaltung der Liegenschaften: Wir erheben und bearbeiten die unter "Vermietung" beschriebenen Daten auch zum Zweck der Verwaltung und des Unterhalts der Immobilie. In den Liegenschaften kann es, soweit es die Situation erfordert (z.B. Vandalismus, Diebstähle, unerbetene Dritte), auch zur Videoüberwachung im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu Sicherheitszwecken (inklusive Aufklärung von Vorfällen) kommen. Wir können die Daten über Sie im Rahmen des Datenschutzrechts auch zur Erteilung von Referenzen verwenden (z.B. an von Ihnen genannte zukünftige Vermieter).
3.3 Weitere Bearbeitungszwecke
Wenn Sie ausserhalb der in Ziff. 3.1 und 3.2 beschriebenen Verhältnisse mit uns zu tun haben, beschaffen und bearbeiten wir verschiedene Kategorien Ihrer Personendaten. Grundsätzlich können wir diese Daten insbesondere zu den folgenden Zwecken beschaffen und sonst bearbeiten:
- Kommunikation: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten, um mit Ihnen sowie mit Dritten über E-Mail, Telefon, brieflich oder anderweitig zu kommunizieren (z.B. zur Beantwortung von Anfragen, im Rahmen einer Beratung und zur Vertragsanbahnung oder -abwicklung).Hierfür bearbeiten wir insb. Ihre Kommunikationsdaten, wie die Inhalte der Kommunikation, Ihre Kontaktdaten sowie die Randdaten der Kommunikation. Falls wir Ihre Identität feststellen müssen oder wollen, erheben wir zusätzliche Daten (z.B. eine Kopie eines Ausweises).
- Abschluss, Verwaltung und Abwicklung von Verträgen: Unabhängig von den in Ziff. 3.1 und 3.2 beschriebenen Verträgen, beschaffen und bearbeiten wir Personendaten, damit wir mit Ihnen oder Ihrem Auftrags- oder Arbeitgeber Verträge abschliessen (unabhängig davon, ob Sie bzw. Ihr Auftrags- oder Arbeitgeber, unser Lieferant, Dienstleister oder anderes sind) und unsere daraus resultierenden vertraglichen Pflichten erfüllen können. Dazu gehören unter anderem die Datenbearbeitungen im Zusammenhang mit der Durchsetzung von Verträgen (Inkasso, Gerichtsverfahren etc.), für die Zwecke der Buchführung und zur öffentlichen Kommunikation.
Hierfür bearbeiten wir in erster Linie Ihre Stammdaten (Name, Kontaktdaten, Kundenhistorie, Vollmachten, Einwilligungserklärungen, ihre Beziehung zu uns sowie Informationen über Dritte, wie Kontaktpersonen) und Ihre Vertragsdaten (Daten über vertragliche Leistungen und die Leistungserbringung, Finanz- und Zahlungsinformationen) sowie alle weiteren Daten, welche Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir von Dritten erheben (z.B. Referenzen). - Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und interner Regularien ("Compliance"): Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten zur Einhaltung der geltenden Gesetze (z.B. steuerrechtliche Pflichten), Selbstregulierungen, Zertifizierungen, Branchenstandards, unserer "Corporate Governance", sowie für interne als auch externe Untersuchungen (z.B. durch eine Strafverfolgungs- oder Aufsichtsbehörde oder eine beauftragte private Stelle).
- Risikomanagement und Führung der PKBS: Wir beschaffen und bearbeiten Personendaten im Rahmen des Risikomanagements (z.B. zum Schutz vor deliktischen Aktivitäten) und der Führung der PKBS. Dies beinhaltet unter anderem die Organisation und Verwaltung unserer Ausschüsse und Kommissionen.
Hierfür bearbeiten wir unter anderem die Stammdaten der Mitglieder unserer Ausschüsse und Kommissionen sowie sämtliche weitere Daten, die wir im Rahmen ihrer Besetzung sowie der Organisation derer Tätigkeiten und Sitzungen erheben und bearbeiten. Wir können dazu auch Informationen aus öffentlichen Quellen, bei Dritten (z.B. Referenzen) oder bei Behörden (z.B. Betreibungsamt, Sozialamt) einholen. - Weitere Zwecke: Zu weiteren Zwecken gehören z.B. administrative Zwecke (z.B. die Buchhaltung) oder die Organisation und die Durchführung von Informationsveranstaltungen, insb. für angeschlossene Arbeitgeber sowie für Destinatärinnen und Destinatäre. Auch die Wahrung weiterer berechtigter Interessen gehört zu den weiteren Zwecken, die sich nicht abschliessend nennen lassen.
4. Woher stammen die Daten?
- Von Ihnen: Viele der von uns bearbeiteten Daten geben Sie uns selbst bekannt (z.B., wenn wir für Sie oder Ihren Arbeit- oder Auftraggeber Dienstleistungen erbringen, im Zusammenhang mit der Kommunikation mit uns).
- Von Dritten: Sofern gesetzlich erlaubt und für die einzelnen in Ziff. 3 beschriebenen Bearbeitungszwecke notwendig, können auch Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister Medien oder dem Internet) entnehmen oder erhalten diese von (i) Behörden im In- und Ausland, (ii) Ihrem Arbeit- oder Auftraggeber, sofern dieser mit uns entweder in einer geschäftlichen Beziehung steht oder anderweitig zu tun hat, sowie von (iii) sonstigen Dritten (z.B. Generalagenturen, Broker, Kooperationspartner, Vorversicherer, Anwälte, Gutachter, andere Versicherungsgesellschaften, Kreditauskunfteien, Adresshändler, Verbände, Vertragspartner). Zu den Daten, die wir von Dritten erheben können, gehören insbesondere die Daten, die wir im Rahmen der Anbahnung, dem Abschluss und der Abwicklung von Verträgen (insb. auch bei der Prüfung und Abwicklung von Leistungsfällen) beschaffen und bearbeiten sowie Daten aus der Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, aber auch alle anderen Datenkategorien, die sich aus den Ziff. 3. ergeben.
5. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?
Die PKBS untersteht bei der Durchführung der beruflichen Vorsorge einer strengen gesetzlichen Geheimhaltungspflicht. Wir geben Personendaten daher nur dann bekannt, sofern dies gesetzlich erlaubt und für die Erfüllung der in Ziff. 3 aufgeführten Zwecken erforderlich ist. In diesem Rahmen können wir Ihre Personendaten insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern übermitteln:
- Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistenden im In- und Ausland zusammen, die (i) in unserem Auftrag (z.B. IT-Provider), (ii) in gemeinsamer Verantwortung mit uns (z.B. die von uns beauftragten Liegenschaftsverwaltungen wie in Ziff. 2 beschrieben) oder (iii) in eigener Verantwortung Daten bearbeiten, die sie von uns erhalten oder für uns erhoben haben. Zu diesen Dienstleistenden gehören z.B. IT-Provider, Banken, Versicherungen, Rückversicherungen, Inkassofirmen, Wirtschaftsauskunfteien, Adressprüfer, Beratungsunternehmen, Gutachter, Ärzte, Druckereien, Drittverwaltungen oder Anwälte). Wir vereinbaren mit diesen Dritten in der Regel Verträge über die Nutzung und den Schutz der Personendaten.
- Vertragspartner: Gemeint sind damit Vertragspartner, bei welchen sich eine Übermittlung Ihrer Daten aus dem Vertrag ergibt (z.B., weil Sie für einen Vertragspartner tätig sind oder er Leistungen für Sie erbringt). Zu dieser Kategorie von Empfängern gehören auch Vertragspartner, mit denen wir kooperieren. Die Empfänger bearbeiten die Daten grundsätzlich in eigener Verantwortung.
- Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden (z.B. Einwohnerämter) sowie an weitere Organe, welche das BVG vollziehen (z.B. der Sicherheitsfonds), Sozialversicherungen im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint. Diese Empfänger bearbeiten die Daten in eigener Verantwortung.
- Weitere Personen: Gemeint sind andere Fälle, wo sich der Einbezug von Dritten aus den Zwecken gemäss Ziff. 3 ergibt. Das betrifft z.B. von Ihnen angegebene Lieferadressaten oder Zahlungsempfänger, Dritte im Rahmen von Vertretungsverhältnissen (z.B. Ihr Anwalt oder Ihre Bank) oder an Behörden- oder Gerichtsverfahren beteiligte Personen. Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Geschäfte, Betriebsteile, Vermögenswerte oder Unternehmen verkaufen oder erwerben oder Partnerschaften eingehen, was auch die Bekanntgabe von Daten (auch von Ihnen, z.B. Lieferant oder als deren Vertreter) an die an diesen Transaktionen beteiligten Personen zur Folge haben kann. Im Rahmen der Kommunikation mit Branchenorganisationen, Verbänden und weiteren Gremien kann es ebenfalls zum Austausch von Daten kommen, die Sie betreffen.
Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken etc.).
6. Gelangen Ihre Personendaten auch ins Ausland?
Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), im Ausnahmefall – beispielsweise über Unterauftragsbearbeitende unserer Dienstleistenden – aber potentiell in jedem Land der Welt.
Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger/die Empfängerin vertraglich zur Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzniveaus (dazu verwenden wir die revidierten Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die hier: https://eur-lex.europa.eu/eli/dec_impl/2021/914/oj? abrufbar sind; inklusive den für die Schweiz notwendigen Ergänzungen), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen, wenn die Abwicklung eines Vertrags, der in Ihrem Interesse ist, eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben, oder die Einholung Ihrer Einwilligung innerhalb angemessener Frist nicht möglich ist und die Bekanntgabe notwendig ist, um Ihr Leben oder Ihre körperliche Unversehrtheit oder diejenige eines Dritten zu schützen, oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.
7. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?
Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist (z.B. im Falle von Backups oder Dokumentenmanagementsystemen).
8. Wie schützen wir Ihre Daten?
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Die Sicherheitsrisiken lassen sich allerdings generell nicht ganz ausschliessen ein gewisses Restrisiko ist unvermeidbar. Die Sicherheitsmassnahmen der PKBS werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
9. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung gewisse Rechte. Sie können nach anwendbarem Recht insbesondere Auskunft über die Bearbeitung Ihrer Personendaten verlangen, unrichtige Personendaten korrigieren lassen, die Löschung von Personendaten verlangen, Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung erheben, die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an andere Verantwortliche verlangen oder die Bekanntgabe Ihrer Personendaten an Private schriftlich sperren lassen.
Wenn Sie uns gegenüber Ihre Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich an uns; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff. 1, die Kontaktangaben der Datenschutzstelle die Durchführung der beruflichen Vorsorge betreffend finden Sie in Ziff. 2. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, falls nötig).
Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen).
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Stand 31.01.2025